Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungslegung nicht Halt. Bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung grundsätzlich gleichgestellt. Weitere Maßnahmen, zuletzt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes vom 6. September 2017 sorgen dafür, dass sich die E-Rechnung weiter etabliert. Auch wenn es im Grunde keinen Unterschied macht, auf welche Art und Weise Rechnungen ausgetauscht werden, sprechen insbesondere beobachtbare Effizienzsteigerungen für den elektronischen Rechnungseingangsprozess. Im Durchschnitt verringert sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung mit Hilfe der elektronischen Rechnungsbearbeitung um zwei Tage. Gleichzeitig verbessert sich auch die Transparenz, da die Kontrolle der eingebundenen Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht wird.

Momentan gibt es im Rahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs unzählige Formate und Übertragungswege, wie die XRechnung, ZUG-FeRD oder das via E-Mail übersandte PDF, die aus steuerlicher Sicht in der Regel individuell zu beurteilen sind. Unabhängig vom jeweiligen Format muss das verwendete Eingangs-, Erfassungs– und Archivierungsverfahren den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen. Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu. Diese muss insbesondere Ausführungen zm Prozess sowie zu den personellen und den technischen Anforderungen enthalten.

Wir möchten an dieser Stelle auf unseren Kooperationspartner DocuWare hinweisen, welcher im Rahmen der Veranstaltung seine Dokumentenmanagement und Workflow-Lösungen vorstellt.

Diskutiert mit uns die Möglichkeiten zur Verbesserung Eures individuellen Rechnungseingangsprozesses unter Berücksichtigung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben.